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「ムダで、長く、多い会議」に悩んでいる会社は多いです。
会議には2種類あります。
「お金儲けの会議」と「ムダな会議」です。
利益に直結する会議が望ましいです。
一般の会社員は無駄な会議をしている人が多いのではないでしょうか？
会議についての問題・課題を検証した調査結果が興味深いです。
会議にまつわる問題・課題は、以下の3つでした。
「ムダな会議、会議時間が長い、会議回数が多い」ということです。
つまり、ビジネスマンの多くが「ムダで、時間が長く、頻度の多い会議」に悩んでいるのです。
規模によってチームの編成人数も変わります。
大手製造業であれば、10人以上のチーム編成になります。
一方、小規模案件の会議ならば、2、3人のチーム編成でした。
会議も2、3人のものから、10人以上のものまで、さまざまな人数になります。
参加人数が多いほど、ムダな会議になることを実感しました。
でも、会議はけっしてムダなものではありません。
無駄な会議を極力やらないのが重要です。
ただ集まるだけの会議しても意味ないです。
中身のないことをだらだら話して、まともに議論しないなんて時間がもったいないです。
でも会議に出席していると、仕事している気になるから厄介です。
そんな無駄な会議にならないようにする対策の一つとして、人数を絞ることは効果あります。
すぐに会議しようといわないほうが良いです。
会議やるなら、各自しっかり考えてからの開催です。

■6人以上の会議はムダ！？
「稼ぐ会議」には、いくつかコツがあります。
会議は少人数で実施するのが秘訣です。
少人数とは、「5人以下」が望ましい。
6人以上の会議で利益になりやすい意見が湧き上ることは少ないです。
6人以上になると、どうしてもお互いに意識が希薄になりやすいです。
「話し手」と「聞き手」が自然に分担されてしまって、会議というよりは報告するだけに集まりになってしまいます。
具体的な収益に直結する話題にならないで、会議がダラダラとして長くなる頻度も多くなる。
ただし、会議の参加人数を「5人以下」にするだけで進行が循環しだします。
ミーティングの進行を潤滑にするために、感覚的にも5人ぐらいまでが限界です。
それ以上は合意形成や聞くだけの人が増える場になりやすいです。
意思疎通しているチームであっても6人以上いると個々が発言する時間が少なくなります。
議事録作成したり、それをまとめたり、1時間で足りなくなってしまいます。
5人以上であれば、3人2チームにするなど、各自話した後に、集約するような方法をとっています。
また、人数よりも会議前の事前準備が大切です。
「最終目的が決まっていること」。
「テーマ議題が決まっていること」。
「資料が配布済みで、メンバー全員が会議前に目を通していること」。
このような準備をしておくのが大切です。